Fréquence des réunions du CSE  

Entreprises de moins de 50 salariés

 

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, en fonction du type de réunion, les membres de la délégation du personnel au CSE doivent être reçus par l’employeur ou son représentant :

• au moins une fois par mois. Sous peine de commettre un délit d'entrave, l'employeur est impérativement tenu d'organiser ces réunions mensuelles dites « réunions ordinaires » ;
• dès qu’ils en font la demande, en cas d’urgence, dans le cadre de réunions dites « exceptionnelles ». L'urgence peut naître d'un conflit ou d'un problème de sécurité du travail à résoudre rapidement ;
• à leur demande, soit individuellement, soit par catégorie, soit par atelier, service ou spécialité professionnelle selon les questions qu’ils ont à traiter (réunions à la demande).

Entreprises de 50 salariés et plus

 

Des réunions ordinaires et exceptionnelles ont lieu au sein des CSE des entreprises d’au moins 50 salariés.

Réunions ordinaires

 

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, un accord d’entreprise majoritaire, ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires élus de la délégation du personnel du comité peut définir le nombre de réunions annuelles du comité. Dans tous les cas, il ne peut pas être inférieur à six réunions par an.

En l’absence d’accord d’entreprise ou d’accord conclu entre l’employeur et le CSE, le comité doit se réunir :

• au moins une fois par mois dans les entreprises d’au moins 300 salariés (au moins 12 réunions par an) ;
• au moins une fois tous les deux mois dans les entreprises de moins de 300 salariés (au moins six réunions par an).

Le non-respect de cette périodicité est susceptible de constituer un délit d'entrave.

(Le comité peut tenir une seconde réunion à la demande de la majorité de ses membres.)

Ainsi, il a été jugé que l'absence de convocation périodique du comité ne peut par exemple être justifiée par le fait que l'employeur soit personnellement empêché d'assister à la réunion dans la mesure où il peut toujours se faire représenter.

Néanmoins, le déménagement de l'entreprise peut, lui, justifier un retard de l'employeur pour la convocation du comité.

Au moins quatre réunions du CSE doivent porter annuellement, en tout ou partie, sur les attributions du comité en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail.

En cas de besoin, notamment dans les branches d’activité présentant des risques particuliers, le nombre de réunions portant sur ces sujets doit être augmenté.

L’employeur doit informer tous les ans l’inspection du travail, le médecin du travail et l’agent des services de prévention des organismes de Sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirmer par écrit au moins 15 jours à l’avance la tenue de ces réunions.

Il s’agit ici d’une règle d’ordre public à laquelle l’employeur ne peut pas déroger, au risque de commettre un délit d’entrave.

Réunions exceptionnelles du CSE

 

Le CSE doit tenir des réunions supplémentaires obligatoires dans les hypothèses suivantes :

• à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ;
• en cas d’événement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement ;
• à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

Participants

 

L’employeur, ou son représentant, préside les réunions du CSE. Il peut se faire assister par des collaborateurs, à condition qu’ils ne soient pas ensemble en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires. Les membres de la délégation du personnel du CSE participent également aux réunions. Le suppléant assiste aux réunions en l'absence du titulaire.

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, plusieurs personnes participent aux réunions du CSE. Il s’agit :

• de l’employeur ou son représentant, en tant que président. Il peut éventuellement être assisté de trois collaborateurs qui ont voix consultatives ;
• des élus titulaires ;
• des représentants syndicaux, avec voix consultatives.

D’autres personnes, externes aux CSE, assistent par ailleurs aux réunions qui portent en tout ou partie sur les questions de santé, de sécurité ou de conditions de travail. (voir Composition du CSE1).1https://www.inrs.fr/CSE/Tout-savoir-sur-le-CSE/CSE/CSE-composition-et-mise-en-place/composition.html

À défaut d’accord d’entreprise, le temps passé par les membres de la délégation du personnel aux réunions du CSE et de ses commissions n’est pas déduit des heures de délégation dès lors que la durée annuelle globale de ces réunions n’excède pas :

• 30 heures pour les entreprises de 300 salariés à 1 000 salariés;
• 60 heures pour les entreprises d’au moins 1 000 salariés.

Convocation

 

La convocation précisant la date, l'heure et le lieu des réunions est envoyée quelques jours en avance. Le Code du travail ne prévoit pas de délai de convocation précis.

Néanmoins, il est prévu que, sauf circonstances exceptionnelles, les membres du CSE doivent remettre à l’employeur une note écrite exposant l’objet des demandes présentées deux jours ouvrables avant la date à laquelle ils doivent être reçus. Aussi, pour pouvoir remettre une telle note, les membres du CSE doivent-ils avoir au préalable été convoqué suffisamment en avance.

Suites aux demandes formulées en réunion

 

L'employeur doit donner aux membres du CSE une réponse motivée et écrite aux demandes qui lui ont été présentées dans les six jours ouvrables qui suivent la réunion.

Néanmoins, l’employeur n’est pas tenu de répondre à des questions qui étaient en fait des communications adressées à titre d'information.

Les demandes des membres de la délégation du personnel du CSE et les réponses motivées de l’employeur sont soit transcrites sur un registre spécial, soit annexées à ce registre.

Il est prévu que ce registre, ainsi que les documents annexés, soient tenus à la disposition :

• des salariés de l’entreprise désirant en prendre connaissance, pendant un jour ouvrable par quinzaine et en dehors de leur temps de travail ;
• de l’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
• des membres de la délégation du personnel du CSE.

En cas de défaillance de l’employeur ?     Lorsque l'employeur est défaillant, et à la demande d'au moins la moitié des membres du CSE, celui-ci peut être convoqué par l'agent de contrôle de l'inspection du travail mentionné et siéger sous sa présidence. L'inspecteur du travail dispose d’un pouvoir d’appréciation face à cette demande et décide s'il doit intervenir pour convoquer ou non le CSE.

Ordre du jour

 

L’ordre du jour de chaque réunion du CSE est établi conjointement par le président et le secrétaire.

Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou le secrétaire.

L’ordre du jour des réunions du CSE est communiqué par le président aux membres du comité (titulaires et suppléants), à l’agent de contrôle de l’inspection du travail, ainsi qu’aux agents des Carsat/Cramif/CGSS au moins trois jours avant la réunion.

Lorsque le CSE se réunit à la demande de la majorité de ses membres, les questions jointes à la demande de convocation sont inscrites à l’ordre du jour.

Si la forme et le contenu auxquels doit répondre la convocation aux réunions du comité ne sont précisés par aucune disposition particulière du Code du travail, en pratique, cette convocation doit être écrite, personnelle et comporter l'indication de la date, du lieu et de l'heure de la réunion. L’ordre du jour est souvent joint à la convocation.  

Déroulement des réunions

Documents devant être transmis

 

Les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur au titre de la santé et de la sécurité au travail doivent être présentés au CSE au cours de la réunion qui suit leur réception par l’employeur. Chaque membre peut, par ailleurs, demander à tout moment leur transmission.

Le président informe le CSE des observations de l’agent de contrôle de l’inspection du travail, du médecin inspecteur du travail et des agents des services de prévention des organismes de Sécurité sociale au cours de la réunion qui suit leur intervention.

Modalités techniques d’organisation

 

Le recours à la visioconférence est possible sous certaines conditions (voir encadré).

En outre, l’employeur ou la délégation du personnel du CSE peut décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du CSE.

Lorsque la décision de recourir à l’enregistrement ou la sténographie émane du CSE, l’employeur ne peut s’y opposer, sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et qu’il les présente comme telles.

Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du CSE, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du CSE.

Sauf si un accord entre l'employeur et les membres élus du CSE en dispose autrement, les frais liés à l'enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l'employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier.

Adoption des résolutions

 

Les résolutions sont prises à la majorité des membres présents.

Le président du CSE ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du comité en tant que délégation du personnel.

Le CSE peut décider que certaines de ses délibérations seront transmises au directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi.

Réunions en visioconférence   Si la réunion peut avoir lieu physiquement dans le local mis à la disposition du CSE, elle peut également se tenir par visioconférence sous certaines conditions. Ainsi : -    soit un accord entre l’employeur et les membres élus de la délégation du personnel du CSE autorise le recours à la visioconférence ; -    soit, à défaut d’accord, le recours à la visioconférence est limité à trois réunions par année civile.

 

Procès-verbal de réunion

 

Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal (PV) établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par un accord ou par décret.

Le PV est par la suite transmis à l’employeur :

• à l’issue du délai prévu par l’accord ; ou
•  à défaut, le procès-verbal est établi et transmis à l'employeur par le secrétaire du CSE :  
  • dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte, ou
  • si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion, ou
  • dans le cadre de la consultation d’un projet de licenciement collectif pour motif économique, le procès-verbal est établi et transmis à l'employeur par le secrétaire du comité dans un délai de trois jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de trois jours, avant cette réunion. Lorsque l'entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, ce délai est d'un jour.

En l’absence d’accord, le PV établi par le secrétaire contient au moins le résumé des délibérations du CSE et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.

Suite à la réception du PV, l’employeur fait connaître lors de la réunion suivante sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises.

Le PV des réunions du CSE peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité.

Les autres réunions

Réunions d’informations

 

Le CSE peut organiser, dans le local mis à sa disposition, des réunions d’information internes au personnel portant notamment sur des problèmes d’actualité.

Pour ces réunions, le CSE peut inviter des personnalités extérieures, syndicales ou autres, dans les conditions prévues par les dispositions relatives aux réunions syndicales.

Ces réunions ont lieu en dehors du temps de travail des participants. Toutefois, les membres de la délégation du personnel du CSE peuvent se réunir sur leur temps de délégation.

Réunions préparatoires hors présence de l’employeur

 

L'organisation d'une réunion préparatoire interne au CSE peut notamment permettre aux représentants du personnel de :

• prendre entièrement connaissance d'un document écrit remis par l'employeur ou un projet de rapport d’expertise ;
• se prononcer sur l'opportunité de demander une  réunion  extraordinaire ou la désignation d'un expert.

Pour en savoir plus

 

À la différence du règlement intérieur de l’entreprise qui fixe les règles applicables dans l’entreprise en matière d’hygiène, de sécurité et de discipline, le règlement intérieur du CSE vise à définir :

• les modalités de fonctionnement du CSE ; et
• les relations de l'instance avec les salariés qu'il représente.

Le règlement intérieur :

• est obligatoire dans les CSE des entreprises de plus de 50 salariés ;
• peut être mis en place dans les CSE des entreprises de moins de 50 salariés. Il permet, à cet égard, de formaliser les différentes règles de fonctionnement de l’instance.

Contenu du règlement intérieur

Clauses obligatoires

 

Le règlement doit obligatoirement contenir :

• les modalités dans lesquelles les comptes annuels du comité sont arrêtés ;
• les modalités d'établissement du rapport d'activité et de gestion ;
• les modalités d’affichage et de diffusion dans l'entreprise par le secrétaire du comité des PV des réunions du CSE ;
• le compte-rendu annuel au CSE de la commission des marchés, les modalités de fonctionnement de la commission des marchés, le nombre de ses membres, les modalités de leur désignation et la durée de leurs mandats, lorsque le CSE a mis en place une commission des marchés.

Clauses facultatives

 

Le règlement intérieur du CSE peut prévoir des clauses relatives :

• à la composition, aux attributions et modalités de fonctionnement du bureau ;
• à l’organisation et déroulement des réunions périodiques, extraordinaires et d’information ;
• aux moyens du CSE : type de matériel mis à disposition, documentions disponibles, modalités d’information, procédure de remboursement des frais, etc.

Clauses interdites

 

Le règlement intérieur du CSE ne peut pas contenir :

• de dispositions contraires à l'ordre public ou contraires aux règles de fonctionnement normal du comité ;
• de clauses imposant à l’employeur des obligations ne résultant pas de dispositions légales, sauf accord de l’employeur.

À ce titre, il a été jugé que le règlement intérieur ne peut contenir :

• une clause imposant à l'employeur d'accepter aux réunions toute personne invitée par le comité ; ou encore
• une clause interdisant à l'employeur de voter lors de la désignation du secrétaire ou du trésorier.

Règlement intérieur et mise en place de la CSSCT  

 

En l’absence d’accord, c’est le règlement intérieur du CSE qui sert à définir les modalités de fonctionnement de la commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT)3 lorsque celle-ci est mise en place.3https://www.inrs.fr/demarche/cssct.html

Le règlement intérieur précisera alors :

• le nombre de membres de la ou des commission(s) ;
• les missions qui lui sont déléguées par le CSE et leurs modalités d'exercice ;
• les modalités de son fonctionnement, notamment le nombre d'heures de délégation dont bénéficient les membres pour exercer leurs missions ;
• les modalités de formation de ses membres ;
• les moyens alloués aux membres des commissions ;
• les conditions et modalités dans lesquelles une formation spécifique correspondant aux risques ou facteurs de risque particuliers, en rapport avec l'activité de l'entreprise peut être dispensée aux membres de la commission.

Adoption du règlement intérieur

 

Aucune disposition spécifique n’envisage les modalités d’adoption du règlement intérieur. Il convient donc, sauf accord, d’appliquer les règles classiques propres aux délibérations du CSE.

En pratique, il est conseillé de confier l’élaboration du règlement intérieur à un groupe de travail constitué de quelques membres du CSE.

Logiquement, le règlement intérieur sera adopté au cours de la première réunion ou au moins, au cours des réunions qui suivront la mise en place du CSE.

L'adoption du projet de règlement intérieur du CSE doit être inscrite à l'ordre du jour de la réunion au cours de laquelle le vote aura lieu. Le projet est transmis à tous les membres du CSE (employeur, titulaires et suppléants).

Une fois débattu au cours d’une réunion, le projet de règlement intérieur est soumis au vote :

• des titulaires (mais pas les suppléants sauf s'ils remplacent les titulaires) ;
• éventuellement de l’employeur qui peut au choix s’abstenir ou participer au vote puisque l'adoption du règlement intérieur est une mesure concernant le fonctionnement de l'instance.

Application du règlement intérieur

 

Le règlement intérieur s'impose tant aux membres du comité qu’à l'employeur.

Il a ainsi été jugé que :

• sur le plan pénal, l'employeur ne peut pas refuser d'appliquer le règlement intérieur du comité sous peine de commettre un délit d'entrave au fonctionnement du CSE ;
• sur le plan civil, les membres du CSE seront en droit de demander son application en cas de défaillance de l'employeur.

Le règlement intérieur peut s’imposer :

• pour la durée du mandat. Dans ce cas, les règles de fonctionnement seront révisées et adaptées à chaque changements d’élus ;
• pour une durée indéterminée. Dans cette hypothèse, le renouvellement du CSE n’entraîne pas la caducité du règlement intérieur adopté par le précédent comité et pourra être modifié en fonction des besoins.

Contestation du règlement intérieur  

 

Tous les membres du CSE y compris l’employeur peuvent engager une action devant le tribunal judiciaire destinée à annuler les clauses d'un règlement intérieur qu'ils estimeraient illicites.

À ce titre, l'employeur peut agir en annulation d'une clause lui imposant des obligations non prévues par la loi sans son accord.

En outre, tout salarié peut également contester une disposition du règlement intérieur qui lui porterait préjudice (par exemple une disposition du règlement intérieur qui limiterait l'indemnisation d'un membre du comité se déplaçant pour assister un salarié à un entretien préalable à sanction si cela empêche le salarié d’être assisté).

Pour en savoir plus