Cette première étape a pour objet de décrire clairement la ou les fonctions et la production à assurer en termes de performances (quantité, qualité, fiabilité, coûts). L’achat de machines neuves doit aussi tenir compte des évolutions probables de la production.

Dans cette phase, il ne faut pas se limiter à ces seuls critères. Le besoin doit aussi s’exprimer en termes d’usages attendus de sorte à rendre aisées et sûres l’utilisation et la maintenance de l’équipement : nettoyage, réglage, dépannage, montage et démontage d’outils ou de parties de l’équipement. Ce besoin peut s’exprimer, par exemple, en termes de durées maximales allouées et d’ambiances de travail (accessibilité, espace et éclairement suffisants…) pour effectuer ces opérations. Des critères liés aux différents emplacements de travail et à leur accès sont à définir de sorte que la conception de l’équipement tienne compte des principes ergonomiques.

Décrire le contexte de l’entreprise, ses contraintes structurelles et organisationnelles, est également indispensable. Ces données permettent au futur fournisseur d’adapter sa proposition.

Principaux critères à prendre en compte dans la définition du besoin :

• Fonctions à assurer par la machine
• Exigences de production (performances, quantité, fiabilité, coûts, évolutions probables)
• Maintenance, réglage, nettoyage
• Conditions et contraintes d’implantation et d’utilisation
• Etc.

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