Effectifs de l’entreprise : quelles sont les modalités de décompte ?

L’effectif de l’entreprise est en principe déterminé conformément aux dispositions du Code du travail (CT). Celles-ci sont applicables aux employeurs de droit privé ainsi qu'à leurs salariés et au personnel des organismes publics employé dans les conditions du droit privé (sous réserve des dispositions particulières ayant le même objet résultant du statut qui régit ce personnel). Toutefois, pour la mise en œuvre d’un certain nombre de dispositions prévues par le CT, le décompte des effectifs doit être effectué selon les dispositions du Code de la sécurité sociale (CSS). 

Pourquoi le calcul des effectifs est-il important ? 

Connaître les règles de décompte des effectifs est un enjeu important pour les employeurs.
En effet, certaines obligations ne s’imposent à l’employeur que lorsque l’effectif de l’entreprise atteint un certain niveau.

Comment est effectué le décompte des effectifs dans le Code du travail ?

Trois hypothèses peuvent se présenter.

1. Le salarié est pris en compte intégralement dans l’effectif de l’entreprise.  
   
   Sont concernés :
   • les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein ;
   • les travailleurs à domicile.
   
   À noter : Les travailleurs à domicile sont des salariés bénéficiant d'un statut particulier. Ils ne sont pas en télétravail mais peuvent effectuer un travail manuel ou intellectuel (traduction par exemple) à leur domicile, tout en étant lié par un contrat de travail avec leur employeur.
    
2. Le salarié est pris en compte au prorata de son temps de présence
3. Le salarié est exclu du calcul des effectifs.

Ces deux dernières hypothèses sont détaillées ci-après.

Quelles sont les règles de prise en compte au prorata ?

Les salariés pris en compte au prorata de leur temps de présence

Certains salariés sont pris en compte dans l’effectif de l’entreprise au prorata de leur temps de présence dans l’entreprise au cours des 12 derniers mois.
Il s’agit :

• des salariés en contrat à durée déterminée (CDD) ;
• des salariés intermittents ;
• des salariés temporaires ;
• des salariés mis à disposition par une entreprise extérieure s’ils travaillent dans les locaux de l’entreprise depuis au moins un an.
   

Le cas particulier des salariés à temps partiel

Les salariés en temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leur contrat de travail par la durée légale ou conventionnelle du travail.

Quels salariés sont exclus du calcul des effectifs ?

Certains salariés ne sont pas pris en compte dans les effectifs de l’entreprise.
Il s’agit des :

• salariés en CDD ou mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu en raison d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation ;
• apprentis ;
• titulaires d'un contrat initiative emploi (CIE), pendant la durée d'attribution de l'aide financière ;
• titulaires d'un contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE), pendant la durée d'attribution de l'aide financière ;
• titulaires d’un contrat de professionnalisation, et ce jusqu’au terme prévu de leur contrat s’il est à durée déterminée et jusqu’au terme de l’action de professionnalisation si le contrat est à durée indéterminée.

Cependant, ces salariés sont pris en compte pour l'application des dispositions légales relatives à la tarification des risques d'accidents du travail et de maladies professionnelles.

Depuis le 1er janvier 2020, pour la mise en œuvre de certaines dispositions du Code du travail, le Code du travail opère un renvoi aux modalités de décompte des effectifs fixées par le Code de la sécurité sociale.  

Comment est effectué le décompte des effectifs dans le Code de la sécurité sociale ?

• De la même manière que le décompte selon les règles du Code du travail, sont pris en compte :
  • intégralement dans l’effectif de l’entreprise, les salariés titulaires d’un contrat de travail en CDI à temps plein ;
  • au prorata de leur temps de présence ou de leur temps de travail, les salariés en CDD, à temps partiel, des salariés intermittents.

Il en va autrement pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure n’ayant pas conclu de contrat de travail avec l’entreprise utilisatrice, qui ne sont pas pris en compte dans l’effectif « Sécurité sociale » de l’entreprise utilisatrice.

Les autres personnes exclues du décompte sont les mêmes que dans les dispositions du CT.

Toutefois, les apprentis, les titulaires d’un contrat initiative emploi (CIE), d’un contrat d’accompagnement dans l’emploi (CAE) et d’un contrat de professionnalisation sont inclus dans l’effectif pour le calcul de la tarification des risques AT/MP.

• L’effectif salarié annuel de l’employeur (arrondi au centième) dans le CSS correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chaque mois de l’année civile précédente, sans prendre en compte les mois où il n’y a aucun salarié. Autrement dit, l’effectif de l’année n d’une entreprise correspond à la moyenne des effectifs pour chaque mois de l’année n–1.

En revanche, pour l’application de la tarification AT/MP, l’effectif pris en compte est celui de la dernière année civile connue, ce qui correspond aux effectifs de l’année n–2 par rapport à l’année de tarification.

Le franchissement à la hausse d’un seuil d’effectif produira des effets lorsque ce seuil aura été atteint ou dépassé durant cinq années civiles consécutives.

Dans le cas contraire, si l’effectif a baissé par rapport au seuil, il faudra attendre à nouveau cinq ans pour que les obligations liées au franchissement du seuil soient à nouveau applicables à l’entreprise.

Dans quelles situations le décompte dit « Sécurité sociale » s’applique-t-il ?

Les modalités de détermination de l’effectif prévues par le CSS concernent notamment le calcul des cotisations sociales et la tarification AT/MP.

Mais le décompte de l’effectif est également apprécié selon les règles du CSS pour la mise en œuvre de certaines dispositions du CT, notamment :

• désignation d’un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes (art. L. 1151-2 du CT) ;
• contrepartie obligatoire en repos (art. L. 3121-33 et L. 3121-38 du CT) ;
• obligation de mise à disposition d’un local de restauration (art. R. 4228-22 et R. 4228-23 du CT) ;
• obligation de désigner une personne tierce pour assurer la fonction de conseiller à la prévention hyperbare (art. R. 4461-4 du CT) ;
• tenue d’un document sur les changements de secteur et d’affectation du médecin du travail (art. R. 4623-13 du CT) ;
• désignation d’un référent « handicap » (art. L. 5213-6-1 du CT).

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