La réglementation « conception » s’applique au responsable de la mise sur le marché de la machine. Ce dernier peut être le fabricant, quelle que soit son implantation dans le monde, ou son mandataire, obligatoirement établi dans la communauté européenne. Lorsqu’il n’existe pas de fabricant ou de mandataire déterminé, c’est celui qui met la machine sur le marché ou en service qui doit satisfaire les procédures applicables, y compris s’il fabrique la machine pour lui-même.

Le fabricant

Le fabricant est une personne physique ou morale assumant la responsabilité de la conception et de la fabrication de la machine dans le respect des exigences essentielles en vue de sa mise sur le marché en son nom ou sous sa marque propre, ou pour son propre usage. Une personne qui fabrique une machine pour son propre usage est donc considérée comme un fabricant et doit s’acquitter de toutes les obligations de la directive.

Le fabricant a le choix entre se charger lui-même de la conception, de la fabrication et de l’assemblage, ou de les sous-traiter en partie ou en totalité. Il doit alors garder la maîtrise de l’ensemble de la machine et doit s’assurer que lui sont transmises toutes les informations nécessaires lui permettant d’assurer les responsabilités prévues par la directive. Le fabricant qui sous-traite une partie ou la totalité de ses tâches ne peut en aucun cas se décharger de ses responsabilités. Ainsi, lorsque le fabricant fait appel à un distributeur ou un sous-traitant, il reste toujours le responsable de la conformité du produit mis en son nom sur le marché européen.

La directive n’exige pas que le fabricant soit établi dans l’Union Européenne, ses responsabilités sont les mêmes qu’il soit ou non installé au sein de l’Union. Le fabricant doit indiquer dans la déclaration CE de conformité ou la déclaration d’incorporation le nom et l’adresse de la personne, établie dans l’UE, autorisée à constituer le dossier technique ou la documentation technique pertinente. 
Cette responsabilité doit être assumée par toute personne modifiant la destination d’une machine avant sa première mise sur le marché ou qui la modifie considérablement au point d’en créer une nouvelle. 

Le mandataire

Le mandataire est une personne physique ou morale établie dans l’Union européenne ayant reçu un mandat écrit du fabricant pour accomplir en son nom tout ou partie des obligations et des formalités liées à la directive machines.

Lorsqu’un fabricant met une machine sur le marché en son nom propre, qu’il soit établi ou non dans l’UE, il peut désigner un mandataire afin de faciliter l’accomplissements de ses obligations réglementaires. Le nom et adresse du mandataire doivent être indiqués dans la déclaration CE de conformité.

Cette représentation permet aux autorités d’être en mesure de contacter une personne physique ou morale responsable de la mise sur le marché de la machine sur le territoire européen, notamment en cas d’urgence (surveillance de marché…). 

Le mandataire peut être chargé par le fabricant de :

• veiller à ce que la machine satisfasse aux exigences essentielles de santé et de sécurité pertinentes,
• assurer le bon déroulement de la procédure d’évaluation de conformité,
• établir et signer la déclaration CE de conformité de la machine ainsi que d’apposer le marquage CE ; ou la documentation technique et déclaration d’incorporation pour les quasi-machines, 
• conserver, mettre à jour la déclaration de conformité et le dossier technique,
• en cas de demande, mettre à disposition des autorités la déclaration de conformité et les documentations techniques.

L’importateur

L’importateur est une personne physique ou morale établie dans l’Union européenne qui met sur le marché communautaire une machine en provenance d’un pays hors Union européenne.

L’importateur est reconnu comme le responsable de la mise sur le marché du produit qu’il importe afin d’en faire le commerce (vente, location…) ou pour son propre usage. Pour exemple une entreprise basée dans l’Union européenne achetant pour son propre usage une machine à un fabricant basé dans un pays tiers devient de fait importateur et doit en assumer les responsabilités.
Il doit être en mesure de transmettre aux autorités de surveillance du marché une copie du dossier technique de la machine. L’importateur doit être à même d’endosser les responsabilités du fabricant. Il doit donc garantir que le produit est conforme aux exigences essentielles et que la procédure appropriée d’évaluation de la conformité a bien été appliquée.

L’importateur n’a pas besoin d’un mandat du fabricant sauf s’il effectue des tâches réglementaires en son nom ; il doit alors être explicitement désigné par le fabricant de manière à devenir son mandataire.

Le distributeur

Le distributeur est une personne physique ou morale faisant partie de la chaîne d’approvisionnement, autre que le fabricant ou l’importateur, qui met un produit à disposition sur le marché de l’UE.

Le distributeur n’est pas responsable de la mise sur le marché d’une machine, mais il doit toutefois veiller à ce qu’elle : 

• soit munie du marquage CE ;
• soit accompagnée de la déclaration CE de conformité établie et signée par le fabricant ou son mandataire, traduite dans l’une des langues officielles de l’État membre dans lequel la machine est mise sur le marché ;
• soit accompagnée de la notice d’instructions dans la langue ou les langues officielles du dit État membre. Sinon il doit en fournir une traduction.