Comment préparer la reprise d’activité ?

La préparation de la reprise d’activité doit intégrer plusieurs préoccupations dont les exigences interagissent et peuvent parfois être en apparente contradiction : le produit ou service fourni au client, l’optimisation des moyens humains et matériels de l’entreprise et, au premier lieu, la protection de la santé et des conditions de travail des salariés.

Dans la perspective de la reprise, de nombreuses questions se posent. Pour y répondre, pour traiter les problèmes et mettre en place des mesures de prévention, l’entreprise devra adapter son organisation.

Responsable de la santé et de la sécurité de ses salariés, l’employeur doit mettre en œuvre, pour l’élaboration de son plan de reprise, une démarche d’évaluation et de prévention des risques pour éviter qu’un salarié malade contamine ses collègues ou que les salariés de l’entreprise soient contaminés dans l’exercice de leurs fonctions. A ce titre, il doit procéder à l’évaluation des risques professionnels en tenant compte des modalités de contamination et de la notion de contact étroit. Il doit par la suite, au regard de ses résultats, mettre en place les mesures de prévention adaptées afin de supprimer ou réduire les risques de contagion sur le lieu de travail ou à l’occasion du travail. Ces mesures consisteront notamment à mettre en place des mesures organisationnelles, les mesures sanitaires spécifiques à la diminution du risque Covid-19 (gestes barrière, distanciation physique…), des moyens adaptés (télétravail, limitation des déplacements) et à informer les salariés.

L’employeur doit par ailleurs veiller à l’adaptation constante de ces mesures pour tenir compte du changement des circonstances.

Cette nouvelle évaluation ainsi que les nouvelles modalités d’organisation du travail doivent être retranscrites dans le document unique d’évaluation des risques qui doit être actualisé pour tenir compte des changements de circonstances et d’organisation du travail. Les mesures de prévention qui découlent de l’actualisation du document unique d’évaluation des risques doivent être enfin portées à la connaissance des salariés selon des modalités adaptées afin de permettre leur pleine application. Cette démarche est conduite en lien avec les instances représentatives du personnel (CSE, CSSCT...) ainsi que le service de santé au travail.

Les salariés, pour leur part, doivent mettre en œuvre tous les moyens afin de préserver leur santé et leur sécurité ainsi que celles d’autrui. A ce titre, ils doivent informer leur employeur en cas de suspicion de contact avec le virus, notamment s’ils ont été en contact proche avec des personnes présentant des symptômes grippaux, sur leur lieu de travail ou à l’extérieur.

La création d’une cellule Covid, ainsi que la nomination d’un référent Covid pourront être envisagées pour la mise en place et le suivi de la reprise d’activité dans les plus grandes entreprises, mais avec précautions, en raison des risques de confusion induits par les recouvrements probables entre ces nouvelles instances et celles qui sont déjà en place.

L’encadrement de proximité sera un rouage essentiel de la mise en œuvre de l’adaptation des modalités de travail pour la reprise ; à ce titre, il est souhaitable de l’associer le plus en amont possible aux réflexions.

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Plan de reprise d’activité : que doit-il contenir ?

Dans le contexte particulier de la reprise des activités de certaines entreprises et du retour progressif sur leur site des salariés, l’employeur doit élaborer un Plan de reprise d’activités (PRA).

A la différence du document unique (DU), le PRA ne résulte pas d’une obligation réglementaire, mais est simplement recommandé au regard de son utilité. Celui-ci est établi en premier lieu par rapport au risque de transmission du Covid-19 et prend en compte l’ensemble des risques professionnels liés à la reprise et aux mesures Covid-19.

Préparation de la reprise

• Cette partie comprend l’analyse préalable des activités, et un plan prévisionnel de redémarrage des activités interrompues pendant le confinement. Les activités en lien avec l’extérieur (partenaires, clients, fournisseurs) sont intégrées.
• L’évaluation des risques Covid-19 pour l’ensemble des situations de travail permet de définir les mesures de prévention adaptées.
• Les principes de communication sont établis : messages, destinataires, contenus, supports …
• Les ressources nécessaires et les compétences disponibles sont analysées. Les questions de l’absentéisme et des aspects sanitaires sont abordées en lien avec le service de santé au travail.

(Pour aller plus loin : lire le paragraphe sur l’analyse préalable des activités de l’entreprise et sur les aspects sanitaires de la reprise d’activité dans cette page).

Mise en œuvre du plan

• Les différentes dispositions matérielles et organisationnelles de prévention des risques Covid sont explicitées.
• Les dispositifs de repérage de cas de contamination et leur traitement sont précisés.
• Les dispositions relatives au déploiement de la formation et de l’information sont explicitées.

Modalités d’accès au PRA

Afin de faciliter l’accès au PRA par chaque salarié, celui-ci peut être annexé au document unique d’évaluation des risques dans l’entreprise. Si le PRA est élaboré sous format électronique et consultable sur le site intranet de l’entreprise, il pourra être mis en ligne et consultable au même endroit. L’employeur devra en tout état de cause veiller à communiquer et à informer les salariés sur les modalités d’accès, le contenu des mesures temporaires mises en place et leurs modalités de mise en œuvre, afin que chacun y accède facilement.

A noter : le DU et le PRA sont deux documents différents et complémentaires. Le DU, qui résulte d’une obligation réglementaire, comporte un inventaire des risques liés à l’exposition des salariés à leur poste de travail, alors que le PRA comporte notamment les mesures de prévention temporaires prévues dans le contexte particulier de pandémie et de reprise d’activités.

Suivi et retour d’expérience

• Les modalités de suivi du déploiement du plan de reprise (acteurs, outils, le cas échéant indicateurs) et la transmission des éléments de ce suivi vers les représentants du personnel (CSE, CSST) sont explicitées. Il en est de même pour les retours d’expérience de terrain.

Eviter la transmission du Covid-19 

Le SRAS CoV2 se transmet entre les individus par les postillons (éternuements, toux). On considère que les contacts étroits avec une personne infectée sont nécessaires pour transmettre la maladie : même lieu de vie, contact direct à moins d’un mètre lors d’une toux, d’un éternuement ou une discussion en l’absence de mesures de protection. Un des autres vecteurs privilégiés de la transmission du virus est le contact de mains non lavées avec le visage. C’est donc pourquoi les gestes barrières et les mesures de distanciation sociale sont indispensables pour se protéger de la maladie.

Le principe de la distanciation sociale est le respect des distances minimales (au moins 1 à 2 mètres de chaque côté) permettant d’éviter une contamination respiratoire et manuportée par gouttelettes. Ce principe doit être respecté en entreprise dans les espaces communs intérieurs et extérieurs du bâtiment. Le télétravail doit être privilégié autant que possible.

Les gestes barrières à respecter sont :

• Se laver régulièrement les mains à l'eau et au savon ou réaliser une friction avec un produit hydro-alcoolique.
• Se couvrir systématiquement le nez et la bouche quand on tousse ou éternue,
• Se moucher dans un mouchoir à usage unique à éliminer immédiatement dans une poubelle, 
• Éviter de se toucher le visage, en particulier le nez, la bouche et les yeux 
• Porter un masque dans certaines situations.

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Analyse préalable des activités de l’entreprise

L’entreprise procédera à une analyse de ses activités de manière à établir la liste de celles jugées comme essentielles et devant être redémarrées en priorité et celles dont le redémarrage peut être repoussé. Cette analyse sera réalisée sur l’ensemble de son périmètre (différentes entités de production, services support, administration…).

La reprise d’activité pourra ainsi être progressive et compatible avec la préservation de la santé et sécurité des salariés dans un contexte où le virus circule.

Pour chaque groupe d’activités, seront identifiés :

• l’effectif minimal pour les réaliser ; l’atteinte de 100% de l’activité pourra être envisagée de manière progressive ;
• les fonctions pouvant être réalisées à distance ; pour ces fonctions, le télétravail sera poursuivi ou mis en place.

La situation sanitaire (biologique et psychologique) est susceptible de générer un absentéisme accru à la reprise d’activité. Il est souhaitable de l’anticiper et par exemple de prévoir un doublement de personnes à des postes identifiés comme clé. Pour diminuer les risques de vacance de postes clé, la polyvalence pourra être encouragée et facilitée par des formations adaptées.

La sécurisation des approvisionnements nécessaires à l’activité de l’entreprise sera vérifiée avant sa reprise d’activité.

Principes généraux d’organisation

Comme lors de toute démarche de prévention, l’employeur veillera à la mise en œuvre de mesures de réduction des risques et de protection collective en priorité sur des mesures de protection individuelle. Un des axes principaux qui devra guider l’entreprise dans sa démarche de prévention du risque Covid-19 en son sein est la distanciation physique entre les personnes :

• Réduire le nombre de personnes présentes en même temps dans les locaux :
  • Le télétravail, partout où c’est possible, est la mesure à privilégier. Les modalités de mise en œuvre du télétravail peuvent être souples et évolutives. Si le télétravail peut être complet, il peut aussi être partiel, alternant des journées sur site et d’autres à domicile.
  • L’aménagement des horaires doit être considéré : plages horaires étendues pour les prises et les fins de poste, horaires décalés permettent de répartir la présence dans les zones d’arrivée et départ, dans les vestiaires, horaires réduits…
• Réduire les situations de travail en proximité directe.
• Limiter au maximum la proximité et le croisement des salariés :
  • Matérialiser des distances minimales d’accès auprès de salariés en postes fixes.
  • Mettre en place des barrières physiques entre les personnes (écrans translucides…).
  • Utiliser des équipements pour éviter le travail à plusieurs (aide mécanique pour le transport de charges lourdes…).
  • Utiliser des moyens de communication à distance pour éviter des déplacements de contrôle ou d’information (talkie-walkie…).
• Eviter les regroupements de personnes :
  • Proscrire autant que possible les réunions physiques et les déplacements professionnels.
  • Fermer les lieux de convivialités et les espaces de rencontre informels.
• Organiser les flux de personnes pour éviter qu’elles ne se croisent.

Un point essentiel est que l’ensemble des mesures établies pour la lutte contre le Covid-19 ou en raison du Covid-19 en entreprise ne doit pas créer de nouveaux risques pour les salariés. Ces nouveaux risques peuvent concerner l’ensemble des risques professionnels :

• Risques chimiques : un nettoyage plus fréquent risque d’accroitre l’exposition aux risques chimiques due aux produits d’entretien…
• Risques biologique : des désinfections systématiques d’envergure et fréquentes sont susceptibles de participer au développement d’agents biologiques résistants.
• Risques psychosociaux : mesures d’isolation, réduction des collectifs de travail…
• Risques mécaniques : redémarrage d’installations après un arrêt prolongé…
• Situations de travail à risque : les exigences de distanciations sociales peuvent amener des salariés à se retrouver en situation de travailleur isolé…
• …

Pendant la période de confinement, les conditions de travail ont été fortement modifiées et ont généralement été largement dégradées. Ce qui devait être temporaire et exceptionnel a duré plusieurs semaines et un nouveau mode de fonctionnement a pu commencer à s’installer dans la durée, alors même que ces conditions de travail ne sont pas toujours satisfaisantes (télétravail sans matériel informatique performant, instructions de travail écrites manquant de souplesse, disponibilité extrême de certains salariés…). L’établissement du plan de reprise est l’occasion de préciser que les salariés ne doivent pas s’habituer à ces conditions dégradées et les employeurs ne doivent pas faire perdurer de manière déraisonnée ces conditions de travail qui doivent rester exceptionnelles.

Préparation de l’outil de production

La période de confinement a pu amener une non utilisation ou une sous-utilisation des locaux et équipements de travail. Des précautions sont à prendre pour la reprise de leur utilisation. Ces précautions seront prises pour les locaux et équipements dédiés à la production/fabrication, mais aussi pour les activités de bureau, et pour les utilités (chauffage, énergie, alimentations, ascenseurs…).

Il s’agira de :

• procéder au nettoyage,
• vérifier l’état de bon fonctionnement (niveaux, fuites…),
• vérifier la mise en place des dispositifs de sécurité (protections, opérationnalité des systèmes électroniques et informatiques…).

Les dispositifs prévus dans le cadre du déploiement du plan de reprise d’activité seront mis en place :

• moyens d’information et de signalisation (affiches, autocollants…),
• matérialisations de distances d’approche minimales et des voies de circulation.

Pour assurer le déroulement de ces actions, il est nécessaire de vérifier au plus tôt la disponibilité des moyens techniques et humains indispensables aux vérifications, préparation et démarrage de l’outil de production : personnel (interne ou externe), pièces et produits, outils, moyens de manutention, disponibilité des espaces et accès pour interventions.

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Quelles organisations physiques et spatiales des lieux de travail ?

L’analyse des activités de travail essentielles réalisée au préalable permet d’identifier des entités de production / service homogènes en termes d’activité et de personnel. Elles peuvent alors être regroupées en zones séparées les unes des autres (zones au sein desquelles les distances entre personnes seront respectées). Il conviendra d’identifier aussi les zones de circulation, d’affluence et d’attentes.

Les différents flux (matière, personnel) peuvent être repérés et réorganisés pour éviter au mieux les croisements. En particulier, les flux d’entrée et de sortie seront séparés.

De manière générale, les circulations de piétons seront vérifiées ou revues afin d’éviter les croisements de salariés, selon le principe de la marche en avant. Les voies à sens unique seront privilégiées. Un balisage ou repérage au sol permettra de matérialiser ces circulations séparées.

Au niveau des postes de travail fixes, un balisage pourra être mis en place pour matérialiser une zone permettant de respecter les règles de distanciation. Des écrans translucides pourront être mis en place pour isoler les salariés.

Dans la mesure du possible, des zones de travail individuelles seront définies et affectées à un salarié. Le matériel utilisé par ce salarié sera personnel et identifié. En cas de rotation de personnes sur une même zone, les espaces et équipements communs seront nettoyés entre chaque poste.

Afin d’éviter les croisements de personnes et de réduire les déplacements intermédiaires, des zones de stockage temporaires pourront être regroupées par entité de production. Les stockages de produits propres et sales seront séparés.

Pour éviter les contacts manuels partagés avec les équipements (poignées, boutons…), les dispositifs automatiques sont à privilégier. Les portes non automatiques pouvant rester ouvertes seront maintenues dans cette position par des bloque-portes.

Quelle organisation humaine du travail ?

Il est souhaitable d’associer les salariés à la mise en place des organisations du travail les concernant ; cela permet la construction de solutions adaptées au terrain et facilite leur déploiement.

Lorsque le télétravail n’est pas ou n’est plus possible, la reprise des activités dans les locaux de l’entreprise pourra être envisagée, de manière progressive, en s’appuyant sur l’analyse préalable des activités. Un aménagement des horaires de travail, que ce soit pour faciliter les trajets domicile-travail, éviter les heures de pointe dans les transports en commun ou éviter que des équipes ou des salariés ne se croisent, peut être mis en place.

Les regroupements de personnes (réunions, formations…) sont à éviter autant que possible ; les outils numériques de réunion à distance sont à privilégier, y compris dans les locaux l’entreprise. Si toutefois de tels regroupements s’avéraient nécessaires, les règles de distanciation sociale seront déclinées et mises en œuvre. Par exemple le nombre de participants accueillis à une formation peut être réduit; la localisation des chaises et tables de réunion peut créer des espaces libres d’un mètre de part et d’autre de chaque participant.

Les déplacements professionnels et l’accueil de visiteurs extérieurs sont à limiter autant que possible. Les outils de communication à distance sont à privilégier.

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Aspects sanitaires de la reprise d’activité 

Les règles générales de contrôle de l’épidémie pour une reprise de l’activité sont notamment basées sur :

• le maintien des mesures de distanciation sociale,
• le renforcement des gestes barrières,
• une identification des cas probables la plus large possible permettant un diagnostic précoce et la mise en œuvre de mesures d’isolement,
• une identification des contacts avec les cas diagnostiqués,
• la protection des personnes à risque de COVID-19 grave.

Dans ce cadre, les services de santé au travail participent à la lutte contre la propagation de la maladie COVID-19 notamment par :

• la diffusion, à l'attention des employeurs et des salariés, de messages de prévention contre le risque de contagion,
• l'appui aux entreprises dans la définition et la mise en œuvre des mesures de prévention adéquates contre ce risque,
• l’accompagnement des entreprises amenées, par l'effet de la crise sanitaire, à accroître ou adapter leur activité.

Par ailleurs, des dérogations ont été introduites au délai de réalisation des visites et examens médicaux.

En cas de symptômes évocateurs survenant sur le lieu de travail, l’organisation de la prise en charge du salarié doit être mise en œuvre selon les consignes établies au préalable en concertation avec le médecin du travail. La procédure doit être affichée et connue de tous.

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Gestion des lieux sociaux

Les lieux sociaux (cantine, toilettes, vestiaire, machines à café…) sont des lieux de rassemblement et une attention particulière y sera apportée. Certains de ces lieux (cantine, machine à café…) pourront être fermés temporairement. L’affichage des consignes (gestes barrières…) y sera clairement mis en évidence.

Leur nettoyage sera renforcé (fréquence…), la présence de solutions hydro-alcooliques et le bon fonctionnement des points d’eau seront vérifiés périodiquement de manière à assurer leur disponibilité permanente.

L’accès aux lieux de regroupement occasionnel (autour d’une imprimante, dans un espace informel de rencontre…) sera limité autant que possible aux usages individuels.

En cas de suppression de restauration collective, des solutions alternatives seront proposées en concertation avec les instances représentatives du personnel.

L’utilisation des douches professionnelles sera maintenue. Les règles de distanciation y seront respectées, le cas échéant par la mise en place d’horaires décalés par équipes.

Les vestiaires sont parfois des lieux exigus et partagés. Des règles d’utilisation devront être édictées (planning d’utilisation, roulement, nombre maximum de salariés présents en même temps…). Le lavage des mains est préconisé avant et après l’utilisation du vestiaire.

Equipements de protection individuelle

Conformément aux principes généraux de prévention, les mesures organisationnelles et collectives sont à privilégier. La distanciation physique est la mesure de prévention prioritaire. Toutefois, lorsque l’évaluation du risque montre qu’il est impossible de mettre efficacement en œuvre cette distanciation sociale (coactivité, proximité nécessaire… ou milieu ambiant à risque élevé de contamination en milieu de soin par exemple), l’usage de masques de protection pourra être décidé. L’employeur fournira un masque adapté au risque de contamination généré par l’ambiance de travail.

L’utilisation de gants, hors milieu de soin ou laboratoires de biologie, n’est pas préconisé pour la protection contre le Coronavirus, sauf dans des cas particuliers de contact probable avec le virus et pour un usage unique.

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Accompagnement des salariés

La situation de crise du Coronavirus vécue par les salariés pendant la période de confinement a généré des craintes sur les atteintes de leur santé et de celle d’autrui. Ces craintes seront accentuées par la perspective de rejoindre un collectif susceptible de transmettre le virus, et elles constituent une source de risque psychosocial à traiter en tant que telle. Ce risque peut être accentué par des situations de tension induites par la situation sanitaire : agressivité entre salariés ou de personnes extérieures, diminution du lien social…

L’entreprise communiquera auprès de ses salariés sur les moyens qu’elle met en œuvre pour limiter les risques de transmission de la maladie au sien de l’entreprise de manière à répondre aux interrogations et atténuer ces craintes.

L’encadrement, et en particulier l’encadrement de proximité, ainsi que les représentants du personnel, auront un rôle déterminant dans la transmission des informations fournies par l’entreprise, dans la remontée d’informations provenant des salariés, et dans l’identification de situations de fragilité psychologique dues au contexte. Ces dernières seront traitées spécifiquement en lien avec le service de santé au travail.

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Intervenants extérieurs

Les différentes interventions extérieures seront identifiées (nettoyage, maintenance, livraisons…). Les dispositions du plan de reprise d’activité de l’entreprise utilisatrice concernant les entreprises extérieures seront communiquées. Les nouvelles modalités d’intervention seront mises au point conjointement. Le plan de prévention sera actualisé en conséquence.

La situation des travailleurs intérimaires sera traitée à l’identique de celles des travailleurs permanents.

Les règles d’accès à l’entreprise (entrée, sortie) seront revues en fonction de la nouvelle situation. Des dispositions seront prises pour éviter au maximum le croisement de personnes.

Formation, information et communication

Une formation spécifique sur les risques liés au COVID-19 et les nouveaux risques générés par la nouvelle organisation pourra être donnée aux personnes en charge des questions de santé et sécurité au travail de l’entreprise.

Les dispositions mises en œuvre par l’entreprise seront communiquées à l’ensemble des salariés selon des moyens appropriés : affichage, supports électroniques…

Des points d’information pourront être mis en place sur le terrain par l’encadrement, de préférence intégrés à des réunions déjà prévues au niveau de la production lorsqu’il y a lieu. Les échanges effectués à ces occasions permettront de transmettre et de collecter les informations liées à la situation.

La transparence dans la communication sera essentielle pour assurer la confiance des salariés.